Guía para organizadores
Cómo vender entradas (y cobrar por transferencia sin perder el control)
Por QuéHay · Actualizada el
Vender entradas es fácil; lo difícil es no perder el control cuando llegan decenas de transferencias, capturas por WhatsApp y pedidos de cortesías. Estas prácticas te ayudan a ordenar la venta, con o sin una plataforma.
Elegí tus canales de venta
Los más comunes en Paraguay son la venta online por transferencia, la venta directa por WhatsApp, puntos de venta físicos y la puerta.
Lo importante es que todos los canales descuenten del mismo aforo. Si cada canal lleva su propia lista, la sobreventa es casi segura.
Entradas anticipadas y etapas
Ofrecé una primera etapa anticipada con un cupo chico para generar movimiento, después una general y, si querés, la puerta.
Anunciá cuándo termina cada etapa y respetalo: cerrar la etapa cuando dijiste genera confianza para tus siguientes fechas.
Cobrar por transferencia sin perder el control
Dale a cada compra una referencia única y pedí que la pongan en el concepto de la transferencia: así encontrás cada pago en el extracto.
Fijá un plazo para pagar. Si alguien reserva y no transfiere, la entrada tiene que volver a estar disponible.
La foto del comprobante no es el pago: verificá en el banco que el dinero ingresó antes de entregar la entrada.
Al final del día, cruzá las entradas pagadas con los movimientos del banco. Si una transferencia no aparece, marcala y bloqueá esa entrada hasta aclararlo.
Definí el valor de cada entrada
Partí de tus gastos y del aforo: cuánto tenés que recaudar y cuántas entradas podés vender. Después mirá qué valores maneja tu público en eventos parecidos.
Una diferencia clara entre la anticipada y la puerta motiva a comprar antes. Evitá cambiar el valor de una etapa ya anunciada.
Explicá cómo comprar
Usá siempre el mismo link y explicá los pasos en una línea: «elegís tus entradas, transferís y subís el comprobante; la entrada con QR te llega por correo».
Aclarás también qué recibe el comprador, hasta cuándo tiene para pagar y a qué número escribir si tiene dudas. Menos preguntas por WhatsApp, menos errores.
La venta en la puerta
Si vas a vender en la puerta, separá esa fila de la de quienes ya tienen entrada. Registrá cada venta en el momento, con su medio de pago, y emití la entrada aunque la persona entre enseguida: así el aforo y la caja cierran.
Con POS, guardá los últimos dígitos de cada cupón para controlar después contra el cierre del aparato. Con efectivo, empezá con cambio y cerrá la caja contando billetes y monedas.
Consejos para Paraguay
La mayoría de la gente paga desde la aplicación de su banco y te manda la captura por WhatsApp. Es rápido, pero la captura no es el pago: acreditá siempre mirando tu cuenta.
Prepará un mensaje modelo con los datos para transferir, la referencia y el plazo, y usalo para responder las consultas. Si cambiás de cuenta, avisalo en todos tus canales antes de seguir vendiendo.
Cortesías e invitaciones
Decidí antes cuántas cortesías vas a dar y quién las autoriza. Contalas dentro del aforo y emitilas a nombre de cada invitado.
Cómo lo resuelve QuéHay
En QuéHay cada pedido online tiene su referencia y un plazo; el comprador sube el comprobante y a vos te llega un correo para revisarlo. Aprobás después de mirar el banco y la entrada con QR le llega sola.
Todas las entradas (online, emitidas, cortesías, importadas desde Excel y de la puerta) comparten el aforo, y en «Comprobantes» marcás cada transferencia como acreditada o no acreditada.
Checklist
- Tipos de entrada con cupo
- Una sola lista o sistema para todos los canales
- Referencia por compra
- Plazo para pagar
- Verificación en el banco antes de entregar
- Cortesías contadas en el aforo
- Cruce con el extracto al final del día
Errores comunes
- Aceptar capturas de comprobantes sin mirar la cuenta.
- Llevar una planilla distinta por cada vendedor.
- No liberar las reservas que no se pagaron.
- Olvidarse de contar las cortesías.
Preguntas frecuentes
¿Conviene vender entradas anticipadas?
Sí: te dan caja antes del evento y te muestran cuánta gente va a ir. Ponele un cupo y una fecha de cierre.
¿Qué hago si una transferencia no aparece?
No entregues la entrada hasta verla en el banco. Si ya la entregaste, bloqueala hasta que se aclare.