Guía para organizadores
Cómo organizar un evento: guía paso a paso
Por QuéHay · Actualizada el
Organizar un evento, desde una fiesta en un bar hasta un ciclo de música en vivo, es más fácil cuando lo dividís en etapas. Esta guía repasa cada paso, con un checklist al final y los errores que más se repiten.
1. Definí la idea y el público
Antes de reservar nada, escribí en una frase qué evento querés hacer y para quién: «una noche de música electrónica para 200 personas», «una feria de emprendedores al aire libre». Esa frase te ayuda a decidir el lugar, el horario, la difusión y hasta el valor de las entradas.
Mirá también qué otros eventos hay esa misma fecha en tu ciudad. Si tu público suele ir a otro evento parecido ese día, conviene mover la fecha.
2. Elegí la fecha y el lugar
La fecha tiene que dejarte tiempo para vender: para un evento chico, dos o tres semanas de difusión; para uno grande, más.
Del lugar, confirmá por escrito el aforo, el horario de entrada y salida, qué incluye (sonido, barra, seguridad) y qué tenés que llevar. Consultá los permisos que pida tu municipio para el tipo de evento.
Revisá la señal de internet en la puerta: si vas a controlar entradas con el celular, la vas a necesitar.
3. Armá el presupuesto
Anotá todos los gastos: alquiler, sonido e iluminación, artistas, seguridad, personal, barra, impresión y difusión. Del otro lado, los ingresos esperados: entradas y barra.
Calculá cuántas entradas necesitás vender para cubrir los gastos. Ese número te dice si el aforo y el valor de la entrada tienen sentido.
4. Definí las entradas
Las entradas anticipadas premian a quien compra antes y te dan caja para los gastos previos. Podés tener etapas: anticipada, general, puerta.
Ponele un cupo a cada tipo y respetá el aforo total. Las cortesías también ocupan lugar: contalas.
Si cobrás por transferencia, pedí que pongan una referencia en el concepto y verificá cada pago en el banco antes de entregar la entrada. En QuéHay cada pedido tiene su referencia y la entrada con QR sale cuando aprobás el pago.
5. Difundí
El flyer es la cara del evento: fecha, lugar y quién toca tienen que leerse en un celular. Publicá en historias y posts, y mandá el link por WhatsApp a tus grupos.
Compartí siempre el mismo link del evento, con la información completa y la forma de conseguir entradas.
6. El día del evento
Llegá antes para probar el sonido, la conexión y el control de acceso. Explicale al personal de la puerta qué hacer con cada caso: entrada válida, ya usada, pago pendiente.
Tené un plan si se corta la señal: datos móviles de otra compañía o un punto de acceso de respaldo.
Armá tu equipo
Aunque sea un evento chico, repartí los roles: alguien de producción que resuelve imprevistos, la puerta, la barra, la seguridad y quien maneja las redes. Cada persona tiene que saber a quién avisar si algo sale mal.
Pasales por escrito el horario, la dirección, a qué hora llegar y qué tienen que llevar. Un grupo de WhatsApp del equipo ahorra muchas llamadas esa noche.
Pensá en la experiencia del público
Indicá en la difusión la dirección exacta y un link de «Cómo llegar». Si hay estacionamiento, decilo; si no hay, sugerí alternativas.
Revisá baños, agua, sombra o techo, y la accesibilidad del lugar. En eventos al aire libre, tené un plan si llueve y comunicálo con tiempo.
Respetá el horario que anunciaste: si la apertura de puertas es a las 21:00, que a esa hora la puerta esté lista para escanear.
7. Después del evento
Cerrá la caja, cruzá las transferencias con el extracto del banco y mirá cuántas personas ingresaron. Agradecé en redes y guardá lo que aprendiste para la próxima.
Checklist
- Idea y público definidos
- Fecha sin superposiciones
- Lugar confirmado por escrito, con aforo
- Permisos consultados
- Presupuesto y punto de equilibrio
- Tipos de entrada con cupo
- Datos de cobro listos
- Flyer y link del evento
- Personal de puerta y barra asignado
- Prueba de conexión y de escaneo
- Cierre de caja y control de transferencias
Errores comunes
- Empezar a vender sin un cupo por tipo de entrada y pasar el aforo.
- Entregar entradas por una captura del comprobante sin mirar el banco.
- Dejar el control de la puerta en papel cuando hay mucha gente.
- Difundir varios links distintos para el mismo evento.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánto tiempo organizo un evento?
Depende del tamaño. Para un evento chico, dos o tres semanas de difusión suelen alcanzar; para uno grande, empezá antes.
¿Cómo calculo cuántas entradas vender?
Sumá los gastos y dividilos por el valor de la entrada: ese es el mínimo para cubrir costos. No pases el aforo del lugar.