Guía para organizadores
Cómo controlar el ingreso a un evento
Por QuéHay · Actualizada el
La puerta es donde se nota si un evento está bien organizado. Un buen control de ingreso evita que entren con la misma entrada, acelera la fila y te dice cuánta gente hay adentro.
Antes del evento
Definí cuántas personas van a estar en la puerta: una para escanear y otra para resolver casos especiales hace que la fila no se frene.
Practicá con el equipo. Que todos sepan qué hacer si una entrada ya fue usada, si figura como pendiente de pago o si alguien no tiene la entrada.
Revisá la batería de los celulares y la señal de internet en la puerta.
Si además vas a vender en la puerta, separá las tareas: una persona cobra y otra escanea. Mezclar las dos cosas frena la fila justo en el momento de más gente.
Entradas de un solo uso
La forma más segura es que cada entrada tenga un código único que se marca como usado en el momento del ingreso, en un sistema compartido.
Si dos personas en dos puertas distintas llevan cada una su lista en papel, la misma entrada puede entrar dos veces. Por eso conviene que la validación sea en línea.
Qué hacer con cada caso
Entrada válida: pasa y queda registrada.
Entrada ya utilizada: no pasa. Si la persona insiste, derivala a quien resuelve los casos especiales con el nombre y la hora del primer ingreso.
Pago pendiente o entrada cancelada: no pasa hasta que el organizador lo resuelva.
Organizá la fila
Abrí la puerta a la hora anunciada y con el escaneo ya probado. Si esperás mucha gente, armá dos filas: una para quienes ya tienen entrada y otra para la venta en puerta.
Señalizá qué fila es cuál y pedí a la gente que tenga el QR abierto y el brillo alto antes de llegar a la puerta. Eso solo acelera el ingreso.
Avisá antes a tu público
Un día antes mandá un recordatorio: horario de apertura, dirección, «llevá tu entrada con QR en el celular» y, si corresponde, «traé tu cédula».
Pedí que no compartan capturas del QR en redes: quien tenga la captura puede entrar con esa entrada.
Aforo y reingresos
Contar los ingresos te dice cuánta gente hay adentro y te ayuda a no pasar el aforo del lugar.
Si vas a permitir salir y volver a entrar, definí cómo: una entrada con QR de un solo uso registra el primer ingreso, así que para los reingresos usá una pulsera o un sello.
Después del ingreso
Al final de la noche compará cuántas personas ingresaron con cuántas entradas vendiste o emitiste. Esa diferencia te sirve para planificar la próxima fecha.
Revisá también los casos de «entrada ya utilizada»: si hubo varios, quizás alguien compartió capturas y conviene reforzar el aviso en la próxima difusión.
Entradas de distintos canales
Si vendiste por varias vías (online, WhatsApp, otra plataforma, puntos de venta), juntá todas las entradas en el mismo sistema antes del evento. Así el control de la puerta es uno solo.
Cómo lo resuelve QuéHay
En QuéHay tu personal escanea el QR con la cámara del celular y la pantalla muestra el resultado en grande. Cada lectura se valida en el servidor, así una entrada no entra dos veces aunque haya varios celulares escaneando.
Podés cargar entradas de otras plataformas o de un Excel, practicar con un QR de práctica y, si la cámara falla, usar una foto del QR o el código.
QuéHay necesita conexión a internet para validar cada entrada: tené datos móviles o un wifi de respaldo en la puerta.
Checklist
- Personal de puerta definido
- Práctica antes de abrir
- Batería y conexión revisadas
- Todas las entradas en el mismo sistema
- Criterio para cada caso
- Persona para casos especiales
Errores comunes
- Controlar con listas en papel en varias puertas.
- Abrir la puerta sin haber probado el escaneo.
- No tener un plan si se corta la señal.
- Dejar que el personal resuelva excepciones sin un criterio.
Preguntas frecuentes
¿Cómo evito que entren con la misma entrada?
Con entradas de código único y una validación en línea que marque cada entrada como usada en el momento.
¿Qué hago si alguien llega con una captura?
Si el código no fue usado, pasa. Si ya fue usado, no pasa: alguien entró antes con esa entrada.